Что должно получиться из записи
Хороший протокол позволяет вернуться к договорённостям без повторного прослушивания всего разговора. В нём есть краткая суть, принятые решения, дальнейшие действия и вопросы, которые остались открытыми. Полная расшифровка полезна для проверки формулировок, но сама по себе ещё не отвечает на вопрос, чем закончилась встреча.
Сначала определите, для кого готовите итог. Участникам планёрки обычно нужны задачи и сроки. Руководителю нескольких проектов важно видеть, к какому направлению относится каждое действие. Человеку, который пропустил разговор, понадобится немного контекста: какая проблема обсуждалась и почему выбран именно этот вариант.
Подготовьте файл и детали встречи
Возьмите запись самого разговора. Если встречу записывали несколькими частями, добавьте их вместе и расположите в порядке обсуждения. Так позднее уточнение сможет остаться рядом с первоначальным предложением: например, срок, перенесённый в конце разговора, не будет оторван от своей задачи.
До загрузки полезно записать рабочее название встречи и список проектов, которые действительно обсуждались. Не добавляйте предполагаемые решения в название или контекст компании. Контекст помогает разобраться в терминах, а договорённости должны следовать из записи.
- Проверьте, что выбран нужный разговор, а не предварительная проверка микрофона.
- Убедитесь, что части записи идут по порядку.
- Отметьте для себя важные названия, суммы и сроки, которые нужно сверить в результате.
Загрузите аудио и выберите шаблон в Сути
Для первого запуска не обязательно заранее настраивать каждый раздел сервиса. Достаточно создать кабинет, выбрать файл и подходящий шаблон. Остальные параметры можно уточнять по мере работы с реальными встречами.
- Создайте кабинет и подтвердите почту по ссылке из письма.
- Откройте «Новую запись», нажмите «Выбрать запись» или перетащите аудио либо видео в область загрузки.
- Выберите «Шаблон сводки». Для общего итога подойдёт «Общий протокол»; для разговора о нескольких направлениях — формат по темам и проектам.
- В «Детали встречи» задайте название. «Количество голосов» обычно можно оставить в режиме автоматического определения.
- Нажмите «Обработать запись». После начала обработки вкладку можно закрыть, а позднее открыть результат в списке записей.
Выберите структуру под сам разговор
Общий протокол удобен, когда встреча посвящена одной рабочей повестке. Формат «По темам и проектам» помогает разделить несколько направлений, сохраняя задачи рядом с обсуждаемой темой. «Кратко по проектам» подходит, когда нужен сжатый итог без подробного пересказа статусов.
Для повторяющихся планёрок можно создать свой шаблон в настройках. В инструкции перечислите действительно важные детали: результаты испытаний, причины задержек, принятые подходы, следующие действия. Если каждый раз обсуждаются одни и те же проекты, укажите их названия. Список разделов задаёт порядок документа, но не должен подменять содержание новой встречи.
Пример перехода от разговора к протоколу
Реплики часто содержат обсуждение, предложение и согласие в разных местах. В итог стоит переносить согласованный результат целиком. Ниже вымышленный разговор: он показывает формат, а не описывает работу реальной компании.
Учебный пример: обсуждение формы заявки
В разговоре: «Оставим короткую форму. Анна соберёт замечания до ближайшей пятницы». — «Да, соберу. А способ проверки ещё надо выбрать». Суть: обсудили обновление формы заявки. Решение: использовать короткую форму. Задача: собрать замечания к форме; ответственный — Анна; срок — ближайшая пятница. Открытый вопрос: какой способ проверки использовать.
Проверьте решения, имена и сроки
Откройте вкладки «Сводка», «Расшифровка» и «По участникам». Если решение выглядит неожиданно, найдите соответствующую реплику и прослушайте фрагмент по таймкоду, пока аудио доступно. Особое внимание уделите отрицаниям, числам и формулировкам вроде «не раньше», «если успеем», «сначала согласуем».
Не назначайте человека только потому, что он произнёс предложение. Автор идеи и исполнитель могут быть разными людьми. Если поручение есть, а срок не согласовали, зафиксируйте отсутствие срока и уточните его отдельно. Это полезнее, чем превращать предположение в обязательство.
- Суть соответствует всей встрече, а не только её началу.
- В решения попало то, что приняли, а не все обсуждённые варианты.
- Задачи описывают конкретный результат и не повторяют уже выполненную работу.
- Имена, названия, числа и сроки сверены с записью.
- Нерешённые вопросы сохранились отдельным списком.
Начните с одной рабочей встречи
Выберите запись с понятной повесткой и известными вам договорённостями. Обработайте её в Сути, сравните итог с тем, что действительно решили, и сохраните подходящий шаблон для следующих встреч. Посмотреть структуру результата заранее можно в примере протокола на сайте.
Частые вопросы
Можно ли сделать протокол из видеозаписи?
Да. В «Новую запись» можно загрузить аудио или видео. Для проверки результата доступны сводка и текст расшифровки.
Нужно ли вручную печатать разговор перед созданием протокола?
Нет. Суть сначала распознаёт запись, затем готовит сводку. После обработки стоит проверить важные формулировки по расшифровке и аудио.
Можно ли получить другой вариант протокола из той же записи?
В платном тарифе кнопка «Новая сводка» создаёт дополнительную версию из сохранённой расшифровки без повторной обработки аудио.
Что делать, если в разговоре не назвали срок задачи?
Сохраните эту неопределённость и уточните срок у участников перед передачей задачи в работу. Отсутствующую договорённость не стоит дописывать самостоятельно.
Подробные настройки сервиса — в инструкции по Сути.