Как сохранить протокол встречи в PDF с названием и логотипом компании

Что попадает в протокол PDF

PDF собирается из сохранённой сводки встречи. В документ входят её разделы, таблицы задач, название встречи и доступные сведения о записи. Для задач используются сохранённые назначения: ответственный и наблюдатели, если они выбраны. Поэтому перед скачиванием важно проверить не только текст, но и людей под задачами.

Это протокол, а не полная стенограмма. Если коллегам нужен дословный разговор с таймкодами, скачайте расшифровку отдельно. Если нужен рабочий итог — решения, дальнейшие действия и нерешённые вопросы, — используйте PDF сводки. В меню «Скачать» можно выбрать нужный результат или все материалы архивом.

Сначала проверьте содержание

Перед оформлением и рассылкой откройте готовую встречу и прочитайте «Сводку». Убедитесь, что предложенные идеи не превратились в принятые решения, сроки относятся к нужным работам, а условия следующего этапа не потерялись.

Если есть сомнения, перейдите в «Расшифровку» и нажмите таймкод нужной реплики, пока аудио доступно. Для исправления основной сводки используйте «Редактировать», затем «Сохранить». Правки попадут в последующее скачивание.

Отдельно проверьте название встречи. Понятное название помогает найти документ позже: «Планёрка по запуску каталога» полезнее, чем имя исходного файла из диктофона. Сведения о дате также стоит проверить, особенно если исходная запись была переименована или передана через другой сервис.

• Условия и приблизительность сроков сохранены.
• Имена и названия проектов написаны правильно.
• Ответственные и наблюдатели соответствуют выбранным людям.
• В протоколе нет лишних сведений, которые не нужны получателям.

Добавьте оформление компании

Название компании и логотип настраиваются отдельно от содержания встречи. Эти параметры нужны для шапки PDF и не добавляют факты в сводку. Настройки пространства меняет его владелец; если вы работаете в команде, попросите владельца проверить оформление перед общей рассылкой.

Выбирайте логотип, который остаётся различимым в небольшом размере. Лучше использовать сам знак или короткое название без мелкого слогана. Если вокруг изображения много пустого пространства, заметная часть логотипа в шапке может оказаться слишком маленькой. Проверить это проще по скачанному файлу, а не только по предпросмотру настройки.

1. Откройте «Настройки → Компания и PDF».
2. В блоке «Оформление PDF» укажите название компании для шапки протокола.
3. Загрузите логотип в PNG. Поддерживается файл до 290 КБ и размером не более 2000 × 2000 пикселей.
4. Нажмите «Сохранить всё», чтобы применить изменения настроек.
5. Вернитесь к готовой встрече и скачайте PDF, чтобы проверить название и логотип в документе.

Как скачать готовый документ

Когда содержание и оформление проверены, откройте нужную встречу. Убедитесь, что на экране выбрана та сводка, которую нужно отправить. Это важно, если для одной записи подготовлено несколько версий с разным форматом или подробностью.

1. Откройте готовую встречу и вкладку «Сводка».
2. Проверьте назначения людей под задачами, если они используются.
3. Нажмите «Скачать» и выберите «Протокол встречи» в формате PDF.
4. Откройте полученный файл: проверьте заголовок, страницы, таблицы и подписи ответственных.
5. Передайте проверенный PDF нужным получателям или сохраните в папке проекта.

Встреча: «Подготовка каталога к публикации».
В сводке: два согласованных действия и один открытый вопрос.
Задача 1: подготовить финальные изображения; ответственный — Ирина; срок — к пятнице.
Задача 2: проверить ссылки на карточки; ответственный — Павел; срок — после готовности тестовой версии.

Перед рассылкой: проверить, что в PDF сохранились оба разных срока и назначения. Имена и обстоятельства примера вымышлены.

Что делать, если сводка изменилась

Уже скачанный PDF — отдельный файл. Если после скачивания вы изменили сводку или назначения, получите документ заново. Для ясности в командной переписке укажите, какой файл актуален, вместо того чтобы отправлять несколько вариантов без пояснения.

Если в карточке выбрана дополнительная версия сводки, PDF и текст протокола относятся к ней. Расшифровка и реплики участников остаются связанными с исходной записью. Перед скачиванием проверьте выбранную версию, особенно когда сравниваете короткий и подробный варианты.

Создание PDF из готового результата не требует повторно распознавать аудио или заново обращаться к модели для написания сводки. Это удобно для повторной выгрузки после правки документа или настройки оформления компании.

Как PDF связан с отправкой в Битрикс24

Скачать PDF на свой компьютер и отправить встречу в Битрикс24 — разные действия. Для обычного скачивания подключение портала не требуется. Для передачи в календарь используется интеграция на тарифе «Команда»: нужны настроенные вебхук, календарь и доступный Диск для протоколов.

В карточке встречи нажмите «В Битрикс24», проверьте сведения события и участников, затем подтвердите «Создать и отправить». При успешной отправке сводка появляется в событии, а PDF сохраняется на Диске. Простое скачивание файла не создаёт календарное событие и задачи в портале.

Если протокол нужен коллегам только как документ, начните с проверенного PDF. Если команда ведёт дальнейшую работу в Битрикс24, отдельно проверьте и подтвердите нужную передачу. Так назначение документа остаётся понятным: файл фиксирует итоги встречи, а задачи служат дальнейшей работе.