Как передать итоги встречи и задачи в Битрикс24

Определите, какой результат нужен в Битрикс24

У встречи и задачи разные назначения. Календарное событие хранит общую договорённость: когда прошёл разговор, кто участвовал и каким получился итог. Отдельная задача нужна для дальнейшей работы конкретного исполнителя. Одно событие не заменяет постановку всех поручений, а список задач не заменяет контекст встречи.

В Сути эти действия разделены. В режиме «В календарь» создаётся событие со сводкой, а PDF сохраняется на Диске Битрикс24. В режиме «Создать задачи» пользователь выбирает поручения из основной сводки и подтверждает их передачу. После распознавания записи ничего не отправляется в портал само по себе.

Проверьте тариф и доступ к порталу

Интеграция доступна в действующем тарифе «Команда». Подключение настраивает владелец пространства Сути. Ему понадобится входящий вебхук Битрикс24 с правами, подходящими для нужной операции, и доступ пользователя вебхука к соответствующим объектам портала. В общей версии Сути подключение рассчитано на облачные порталы в домене bitrix24.ru.

Для работы с сотрудниками и поручениями в инструкции Сути указаны права «Задачи», «Пользователи» и «Структура компании». Для события и PDF дополнительно нужны «Календарь» и «Диск». Наличие права в вебхуке и фактическая доступность выбранного календаря или хранилища — две вещи, которые стоит проверить при настройке.

Полный адрес вебхука содержит доступ к порталу. Вставляйте его в поле подключения, а не в текст протокола, статью или общий чат. Если подключение настраивает администратор, ему можно передать эту инструкцию без самого адреса вебхука.

Подключите Битрикс24 в настройках Сути

Первую настройку удобно выполнить до отправки рабочей встречи. Проверка подключения проверяет доступ и не создаёт пробные задачи или календарные события.

1. Создайте входящий вебхук в своём Битрикс24 и задайте необходимые права.
2. В Сути откройте «Настройки → Битрикс24». Вставьте полный адрес в поле «Ссылка входящего вебхука».
3. Нажмите «Проверить подключение». После успешной проверки нажмите «Сохранить всё».
4. В блоке «2. Календарь и PDF» выберите «Календарь встреч» и «Диск для протоколов».
5. Задайте «Папка для протоколов», проверьте «Часовой пояс» и сохраните настройки.

Отправьте протокол в календарь

Сначала откройте готовую встречу и проверьте сводку. Важно согласовать формулировки до отправки, чтобы документ и описание события передавали один итог. Если вы выбрали дополнительную версию сводки, убедитесь, что хотите передать именно её.

Нажмите «В Битрикс24» в карточке встречи. В режиме «В календарь» проверьте название, начало и окончание, выберите участников и нажмите «Создать и отправить». Сводка появится в календарном событии, а PDF — на выбранном Диске. Суть создаёт отдельное событие для этой отправки; существующую встречу она не выбирает по похожему времени.

Список приглашённых в календарь не устанавливает личности голосов в расшифровке и не назначает исполнителей всех поручений. Если для регулярных встреч нужны одни и те же люди, в настройках можно сохранить состав участников и подставлять его при новой отправке.

Создайте отдельные задачи для исполнителей

Постановка задач начинается с проверки основной сводки. У каждой отправляемой задачи должен быть выбран ответственный из доступных сотрудников портала. Наблюдателей можно добавить отдельно. Предложения автоматического подбора руководителей, если он включён, также доступны для проверки и изменения.

После выбора людей откройте окно передачи и перейдите в «Создать задачи». Отметьте нужные строки, проверьте сроки, подтвердите «Задачи, исполнители и сроки проверены» и нажмите «Создать выбранные». Не обязательно отправлять весь список: поручения, требующие дополнительного согласования, можно пока не выбирать.

Относительное «до пятницы» перед передачей стоит связать с датой исходной встречи. Не добавляйте календарный срок только ради заполненного поля, если договорённости о нём не было. При необходимости сначала уточните его у исполнителя.

На вымышленной встрече договорились: Анна подготовит расчёт, Илья проверит образец.

В календарь: событие с общими итогами встречи и PDF-протоколом.
Задача 1: «Подготовить расчёт» — ответственный Анна; срок проверить по договорённости.
Задача 2: «Проверить образец» — ответственный Илья; срок проверить отдельно.
Участник календарного события не становится автоматически ответственным за обе задачи.

Убедитесь, что передача завершена

Для календаря проверьте подтверждение отправки и ссылки на созданный результат. Для задач посмотрите состояние каждой выбранной строки: частичный успех не означает, что созданы все поручения. Также проверьте в самом Битрикс24 исполнителей, сроки и содержимое важных задач.

Если сервис не получил ответ о создании задачи, это ещё не доказывает её отсутствие. Сначала проверьте портал. В Сути для найденной задачи есть действие «Задача уже есть», а для подтверждённо отсутствующей — «Задачи нет — повторить». Такая сверка помогает не создавать второе поручение из-за одного потерянного ответа.

Если календарная отправка прервалась, продолжайте её с сохранёнными параметрами. Изменение портала или участников в середине незавершённой операции усложняет проверку результата. При сообщении о недоступном календаре или Диске вернитесь к правам вебхука и доступу его пользователя.

• Выбран правильный портал и действующее подключение.
• Для календаря проверены название, дата, время и участники.
• Для задач проверены формулировки, исполнители и согласованные сроки.
• Выбрана нужная версия сводки: создание задач доступно для основной.
• Неизвестный результат отправки проверен в портале до повторного создания.

Проверьте процесс на одной встрече

Подготовьте в Сути одну понятную запись, проверьте её итог и передайте только согласованные действия. Когда этот путь понятен команде, настройте постоянный шаблон сводки и состав участников. Так повторяющаяся планёрка сохранит привычный порядок без ручного переписывания каждого протокола.